OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengertian Otomatisasi kantor

Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar sistem otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor

Yang termasuk dalam empat kategori otomatisasi kantor, antara lain :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jaab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya(mis. Pembeli,wiraniaga,dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama di kenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi , menjawab elepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee(Pegawai Administratif) melaksanakan tugas untuk tugas sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyuun dokumen dan mengirim surat.

Konsep Otomatisasi Kantor 
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selal mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju apliksi yang terencana dan terpadu
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

TELEKOMUNIKASI
       Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian informasi,dari suatu tempat ketempat lain. Telekomunikasi dibedakan menjadi tiga yaitu Komunikasi Satu arah(simplex) contoh alatnya adalah pger,televisi, dan radio. Kemudian komuniksasi dua arah(duplex) contoh alatnya adalah telepon, dan VOIP. Lalu Komunikasi semi dua arah (half duplex) contoh alaatnya adalah handy talkie, FAX, dan chat room. Komponen yang mendukung adanya Telekomunikasi  yaitu adanya Informasi, pengirim, Media transmisi, dan Penerima. Peralatan Telekomunikasi mengubah informasi kedalam tipe yang berbeda, diantaranya dalam bentuk teks,suara, dan video yang kemudian diubah menjadi sinyal listrik atau optik yang kemudian ditransfer lagi kedalam bentuk semula.

E-mail 
       Email adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. dengan menggunakan email berkomunikasi lebih murah, cepat, dan efisien. Manfaat menggunakan email yaitu media komunikasi yang dapat dilakukan baik personal maupun umum, dapat mengirim data keseluruh dunia,lebih efektif,efesien,dan murah, dapat digunkan sebagai media promosi,media informasi, dapat membuat blog atau website, sosial media, dan lain-lain.

PC(Personal Computer)
        Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang atau pribadi. Digunakan di lingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/ informasi sesuai dengan keinginan (pengguna). Komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan. yaitu hardware terdapat lima bagian yaitu input device,peralatan masukkan,process device,peralatan proses,output device,peralatan keluaran,penyimpanan,peripheral device,peralatan tambahan. Software adalah perangkat lunak  komputer, terdapat dua jenis yaitu software Operating System,dan software Application System. Kemudian Brainware(Perangkat manusia,pengguna, user)

Macam-macam aplikasi otomatisasi kantor Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu : 
           WORD PROCESSING adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Contoh software : OpenOffice.org Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. ELEKTRONIC MAIL adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pengguna untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan komputer dan peralatan pendukung lainnya. Etika penggunaan surat elektornik yaitu jangan mengirim surat melebihi 512 kB, selalu mengisi kolom subjek, dalam mengisi surat jagan menggunakan huruf kapital, gunakan bahasa yang mudah di mengerti dan santun. 

      VOICE MAIL adalah pengiriman suara melalui internet. Sama seperti E-mail perbedaannya adalah voice mail mengirimkan suara sedangkan email menggunkan huruf-huruf. Contoh sofwarenya yaitu voice Connector. Keuntungan menggunakan voicemail yaitu dapat mengirim pesan suara tanpa mengetik. ELECTRONIC CALENDARING adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengingatkan acara yang telah di tetapkan manajer. Bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor,karena hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. AUDIO CONFERENCING adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar untuk melakukan konferensi. Contoh softwarenya yaitu FireWare. Audio Conferencing dapat digunakan untuk rapat tanpa di tempat. Artinya seorang manajer dapat menghadiri rapat dengan koleganya di tempat bekerja tanpa harus datang di koleganya itu. VIDEO CONFERENCING adalah sama seperti audio conferencing namun dalam membuat hubungan video. Ada Video satu arah dan audio satu arah,video satu arah dan audio dua arah, video dan audio dua arah. Pengaplikasiannya yaitu Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.

    COMPUTER CONFERENCING adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga dapat melakukan pertukaran informasi selama proses konferensi. penggunaannya dengan hardware dan software yang dapat disebut Teleconferencing. FACSIMILE TRANSMISSION disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat memebaca dokumen pada ujung channel komunikasi dan menerima salinan di ujujng yang lain. Dengan memasukkan dokumen yang akan dikirim dan menekan nomor telepon yang dituju maka informasi akan segera terkirim pada nomor tujuan yang dituju. VIDEOTEXT adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL ,Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya : situs penyedia seperti photobucket. ESKTOP PUBLISHING adalahpembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan typesetter. desktop publihing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software dekstop publishing. Contohnya yaitu Microsoft Publisher. Penggunaan otomatisasi pada perkantoran sangat efektif dan efisien . Karena dapat mempercepat pekerjaan yang ada di kantor. Dengan penggunaan otomatisasi juga dapat tercapai tujuan perusahaan dengan lebih cepat.

REFERENSI :

·         Rahman,saiful.2013.otomarisasi-perkantoran, (Online)(http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf, diakses21 maret 2015 )

·         Frastian,nahot.2014.teleconference(online),(https://unindrax1eione.wordpress.com/jaringan-dan-telekomunikasi-3/teleconference/ ,diakses 23 maret 2015)

·         Tasha.2014.Otomtisasi Perkantoran,(online)(http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html?m=1 , diakses 22 maret 2015)

·         Wati.2013.Otomatisasi Kantor,(Online)(https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/ ,diakses 22 maret 2015)

·         Tanpa nama.2014.Pengertian dan manfaat kegunaan email,(Online)(http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaatkegunaan-e-mail.html?m=1 ,diakses 22 maret 2015) 

MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

      Komunikasi adalah suatu proses menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Komunikasi sangat berguna pada suatu perusahaan. Tanpa adanya komunikasi maka tidak akan berjalan dengan lancar suatu kegiatan perusahaan tersebut. Komunikasi membutuhkan media atau alat sebagai pendukung penyampaian informasi. Ada berbagai macam alat komunikasi yang ada di perkantoran yaitu faksimile, airphone/interphone, teleprinter, telenote, telekonferensi, teleks, telephone. Dibawah ini akan di jelaskan alat-alat komunikasi tersebut. 

          Faksimile disebut juga telecopier atau fotocopy jarak jauh. Mesin atau pesawat yang digunakna untuk mengirimkan dan menerima salinan dari informasi yang berupa gambar, foto, atau dokumen secara langsung. Komunikasi menggunakan Faksimile ini dapat disebut juga sebagai Facsimile Exchange atau FAX. Ciri-ciri faksimile yaitu digerakkan ole tenaga listrik. Dapat mengirimkan salinan atau copy dari informasi yang berbentuk gambar, foto, dokumen. Harus dilengkapi dengan pesawat telephone karena proses pengirimannya melalui piringan telepon. Salinan atau copy yang diterima merupakan copy hitam putih. Kertas untuk mengcopy berupa roll kertas thermal. Kemudian airphone / Interphone, dibagi menjadi dua macam yaitu interphone dengan handset(gagang telepone), dan Interphone tanpa handset. Perbedaan antara keduanya yaitu pada Interphone dengan handset tidak ada loudspeaker sepertiinterphone tanpa handset, kemudian tombol dan microphone terpisah pada interphone dengan handset sedangkan pada interphone tanpa handset. Ciri-ciri Interphone yaitu menggunakan tenaga listrik, pembicaraan dapt didengar oleh pesawat lain dalam satu jaringan, tidak dapat menyambung pada sambungan lain. 

 

        Teleprinter hampir sama dengan telepon. Akan tetapi, jika telepon menggunakan kata-kata lisan maka teleprinter adalah menggunakan kata-kata tertulis. Teleprinter adalah mesin yang dapat mengetik pesan. Mesin pengiriman dan peneriman tersebut dihubungkan dengan kabel telegram atau radio. Teleprinter dapat menyewa pada pelayanan teleks, mesin ini dapat dihubungkan dengan memutar angka, dengan mesin teleks pelanggan lain, temasuk yang berada di luar negeri. Biaya dibebankan untuk setiap hubungan menurut waktu yang digunakan. Selain itu, alat tersebut dapat digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat. Teleprinter yang dihubungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup sampai sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk diterima dan dicetak secara otomatis. Pelayanan ini sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zona waktu yang berbeda. Bila perlu pesan dapat diacak agar tetap rahasia hingga kembali kepada yang berwenang. Telenote adalah sistem untuk pengiriman bahan yang ditulis atau digambar dengan tenaga lewat sirkuit telepon, secara pribadi, nasional atau internasional. Pengirim menggambar atau menulis dengan menggunakan bolpoin yang dihubungkan dengan kabel yang fleksibel ke transmitor. Secara serentak, garis-garis yang sama dirunut di atas kertas oleh alat penerima pada ujung lain sirkuit telepon. Pengiriman dapat terjadi secara bersamaan dengan percakapan telepon sehingga memungkinkan pesan tertulis dilengkapi dengan ilustrasi gamar, rumus atau informasi lain yang tidak dapat diungkpkan dengan mudah dalam kata-kata. Alat untuk mengirim dan menerima dapat berupa unit yang terpisah, atau tergabung di dalam satu instrumen, yaitu transreciever.

      Teletex adalah alat untuk komunikasi antara pengolah kata dan komputer mikro. Alat komunikasi ini merupakan peningkatan dari teleks. Yang lebih fleksibel, Lebih Cepat dan menghasilkan cetakan dengan kualitas tinggi. Teleks menggunakan saluran telepon, bukan sirkuit telegraph, dan mencakupi karakter huruf besar dan huruf kecil. Kecepatan pengiriman lebih dari 2000 bit per detik. Terminal teletex memiliki papan tombol mesin ketik yang dapat memuat kertas berukuran A4. Telekonferensi adalah salah satu alat komunikasi yang dapat berhubungan dengan melakukan kontak suara dan kontak tatap muka secara langsung pada monitor. Seperti contohnya yang dilakukan pak jokowi dalm melakukan rapat dengan daerah-daerah tanpa harus hadir di daerah tersebut dalam waktu bersamaan. Telex adalah alat yang digunakan untuk mengirimkan berita tertulis secara cepat dimana berita yang di kirim akan tercetak pada lembar penerima kedua pesawat yang saling berhubungan. Kelebihannya adalah dapat menerima berita pada saat kantor tutup,jika alat tetap di aliri listrik dan tersedia kertas. Dalam pengiriman berita dapat dilakukan secara langsung dan direkam terlebih dahulu. Biaya pengiriman dihitung menurut jangka waktu pengiriman dan jarak. Telephone adalah alat komunikasi yang paling sering digunakan. jenis-jenis telepon yaitu  Telepon meja (tablephone) dan Triphopne untuk diletakan di atas meja,  Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding, Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara, Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana saja. Sekjarang ini telepon semacam ini semakin digunakan oleh kalangan ekskutif serta semakin marak pula digunakan oleh mudah-mudi yang ekonomi keluarganya mampu.

PERKEMBANGAN ALAT KOMUNIKASI :
   

      Pada jaman dahulu sudah terdapat komunikasi. Banyak manusia menciptakan alat komunikasi untuk mempermudah proses informasi yang di sampaikan. Dimulai pada zaman prasejarah hingga pada zaman modern sekarang ini. Bermula dari Merpati pos, alat komunikasi ini digunakan orang-orang persia. Pertama kali digunkan oleh Sultan Baghdad,Nuruddin(1416) untuk mengirim pesan disekitar kerjaannya. Kemudian digunakan juga oleh orang romawi untuk mengrim pesan kepada pasukan militernya,orang Yunani memberitahukan pemenang olimpiade melalui merpati pos pada masa perang dunia pertama(1914-1918). Merpati pos menggunakan media burung merpati sebagai pengantar surat. Pada zaman dahulu merpati pos sangat digunakan untuk informasi-informasi perang. Kemudian berkembang lagi dengan menggunakan telegraf. Telegraf adalah alat yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Penemu Telegraf adalah Samuel F.B Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertama dikirm pada 6 januari 1838. Pesan yang dikirim menggunakan sandi morse/ Kode morse.Yang menggunakan telegraf haruslah yang mengerti tentang kode morse ini. Sama pada zaman sebelumnya, Telegraf digunakan untuk keperluan perang. Di Indonesia, telegraf pertama kali digunakan pada 23 Oktober 1855 Oleh pemerintah Hindia Belanda. Telgraf mampu menghubungkan pulau-pulau dan juga menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia. Dengan berkembangnya telegraf,muncul penemuan Telephone oleh Alexander Graham Bell pada tahun 1876. Di Indonesia sendiri pertama kali digunakan sejak 16 Oktober 1882. Yang menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok(Batavia). Pada tahun 19906,perusahaan jaringan telepon diambil alih dan dikelola Pemerintah Hindia Belanda melalui PTT(pos,telegraf,telephon) Dienst. Dengan perkembangan yang sangat pesat Jaringan telekomonikasi diperluas. Sehingga pada tahun 1967, PT Indosat mulai membangun jaringan telepon gelombang mikro. Dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya tahun 1976,Satelit Palapa A-1 di luncurkan sehingga jaringan telepon Indonesia meluas hingga mencapai luar negara. 

         Pada tahun 1920-an Telegram hadir dan berisi kode yang di transmisikan oleh telegraf. Telegram dengan tarif pengiriman yang lebih murah dari telepon,waktu yang relatif singkat dalam pengiriman membuat sangat disegani oleh masyarakat pada masa itu. Di Indonesia sendiri tetelgram di populerkan oleh perusahaan telkom. Kemudian ada juga Pager, ditemukan oleh Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997. Dengan berkembangnya Zaman yang semakin Modern muncul Internet pada tahun 1969 sebagai ARPANET. di Indonesia mulai muncul pada tahun 1995. Sehingga masyarakat dapat mengakses informasi dengan cpat dan efisien. Dengan perkembangan Internet muncul Surat Elektronik sebagai media penyampaian informasi dengan menggunakan internet. Dan terdapat Alat-alat komunikasi yang di kombinasikan dengan internet lainnya atau media yang lainnya seperti Pesan Instan, dan Mobile Chat messenger.

KEKURANGAN DAN KELEBIHAN ALAT KOMUNIKASI

     Alat komunikasi merupakan suatu alat untuk penyampaian informasi, adapun kelebihan dan kekurangan dari alat komunikasi tersebut. Pada alat komunikasi di media elektronik kelebihannya yaitu cepat dari segi waktu, terdapat audio visual, dan terjangkau luas. Kekurangan dari media elektronik ini adalah tidak adanya pengulangan terhadap informasi yang di sampaikan. Kemudian komunikasi pada media online kelebihannya adalah lebih cepat dari media elektronik dalam penyampaian informasinya,terdapat juga audio visual,praktis dan Fleksibel. Adapun kekurangan dari media sosial yaitu keakuratan dan kebenarannya diragukan, jika jaringan terdapat gangguan maka untuk mengaksesnya jadi terhambat.

REFERENSI :

o   Abdussamad,Zuhri.(2013).”BAHAN AJAR MATA KULIAH TEKNOLOGI PERKANTORAN”.Universitas Negeri Gorontalo.(online)(https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&uact=8&ved=0CDMQFjAE&url=http%3A%2F%2Frepository.ung.ac.id%2Fget%2Fkaryailmiah%2F202%2FBahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf&ei=sVQSVYuTCcO0uQSW44CQCw&usg=AFQjCNHSYBB-OxCzOHw7eqHMbel5VUJ7_g&bvm=bv.89184060,d.c2E di unduh  pada 20 februari 2015)

o   Fitryah,lailatul.2013.macam-macam alat komunikasi,(Online)( http://fitriyah-blog.blogspot.com/2013/06/macam-macam-alat-komunikasi.html , di akses pada 17 maret 2015)

o   Reza,krisna.2012.Sejarah perkembangan alat komunikasi,(Online)(http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html?showComment=1427281465515#c6655953038981970019 , diakses 17 maret 2015)

o   Arliny,lianur.2013.Komunikasi kantor,(Online)(http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html , di akses 21 maret 2015)