Pengertian Otomatisasi
kantor
Otomatisasi
perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di
dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa
sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu
prosedur tertulis.Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian
besar sistem otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi keperluannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan
untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara
tertulis.
Asal
mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah
word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti
nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik
kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Empat Kategori Pemakai
Otomatisasi Kantor
Yang termasuk dalam empat
kategori otomatisasi kantor, antara lain :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jaab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya(mis. Pembeli,wiraniaga,dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama di kenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi , menjawab elepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee(Pegawai Administratif) melaksanakan tugas untuk tugas sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyuun dokumen dan mengirim surat.
Konsep Otomatisasi Kantor
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selal mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju apliksi yang terencana dan terpadu
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti
TELEKOMUNIKASI
Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian informasi,dari suatu tempat ketempat lain. Telekomunikasi dibedakan menjadi tiga yaitu Komunikasi Satu arah(simplex) contoh alatnya adalah pger,televisi, dan radio. Kemudian komuniksasi dua arah(duplex) contoh alatnya adalah telepon, dan VOIP. Lalu Komunikasi semi dua arah (half duplex) contoh alaatnya adalah handy talkie, FAX, dan chat room. Komponen yang mendukung adanya Telekomunikasi yaitu adanya Informasi, pengirim, Media transmisi, dan Penerima. Peralatan Telekomunikasi mengubah informasi kedalam tipe yang berbeda, diantaranya dalam bentuk teks,suara, dan video yang kemudian diubah menjadi sinyal listrik atau optik yang kemudian ditransfer lagi kedalam bentuk semula.
E-mail
Email adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. dengan menggunakan email berkomunikasi lebih murah, cepat, dan efisien. Manfaat menggunakan email yaitu media komunikasi yang dapat dilakukan baik personal maupun umum, dapat mengirim data keseluruh dunia,lebih efektif,efesien,dan murah, dapat digunkan sebagai media promosi,media informasi, dapat membuat blog atau website, sosial media, dan lain-lain.
PC(Personal Computer)
Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang atau pribadi. Digunakan di lingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/ informasi sesuai dengan keinginan (pengguna). Komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan. yaitu hardware terdapat lima bagian yaitu input device,peralatan masukkan,process device,peralatan proses,output device,peralatan keluaran,penyimpanan,peripheral device,peralatan tambahan. Software adalah perangkat lunak komputer, terdapat dua jenis yaitu software Operating System,dan software Application System. Kemudian Brainware(Perangkat manusia,pengguna, user)
Macam-macam aplikasi otomatisasi kantor Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
WORD PROCESSING adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Contoh software : OpenOffice.org Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. ELEKTRONIC MAIL adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pengguna untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan komputer dan peralatan pendukung lainnya. Etika penggunaan surat elektornik yaitu jangan mengirim surat melebihi 512 kB, selalu mengisi kolom subjek, dalam mengisi surat jagan menggunakan huruf kapital, gunakan bahasa yang mudah di mengerti dan santun.
VOICE MAIL adalah pengiriman suara melalui internet. Sama seperti E-mail perbedaannya adalah voice mail mengirimkan suara sedangkan email menggunkan huruf-huruf. Contoh sofwarenya yaitu voice Connector. Keuntungan menggunakan voicemail yaitu dapat mengirim pesan suara tanpa mengetik. ELECTRONIC CALENDARING adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengingatkan acara yang telah di tetapkan manajer. Bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor,karena hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. AUDIO CONFERENCING adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar untuk melakukan konferensi. Contoh softwarenya yaitu FireWare. Audio Conferencing dapat digunakan untuk rapat tanpa di tempat. Artinya seorang manajer dapat menghadiri rapat dengan koleganya di tempat bekerja tanpa harus datang di koleganya itu. VIDEO CONFERENCING adalah sama seperti audio conferencing namun dalam membuat hubungan video. Ada Video satu arah dan audio satu arah,video satu arah dan audio dua arah, video dan audio dua arah. Pengaplikasiannya yaitu Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.
COMPUTER CONFERENCING adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga dapat melakukan pertukaran informasi selama proses konferensi. penggunaannya dengan hardware dan software yang dapat disebut Teleconferencing. FACSIMILE TRANSMISSION disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat memebaca dokumen pada ujung channel komunikasi dan menerima salinan di ujujng yang lain. Dengan memasukkan dokumen yang akan dikirim dan menekan nomor telepon yang dituju maka informasi akan segera terkirim pada nomor tujuan yang dituju. VIDEOTEXT adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL ,Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya : situs penyedia seperti photobucket. ESKTOP PUBLISHING adalahpembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan typesetter. desktop publihing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software dekstop publishing. Contohnya yaitu Microsoft Publisher. Penggunaan otomatisasi pada perkantoran sangat efektif dan efisien . Karena dapat mempercepat pekerjaan yang ada di kantor. Dengan penggunaan otomatisasi juga dapat tercapai tujuan perusahaan dengan lebih cepat.
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jaab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya(mis. Pembeli,wiraniaga,dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama di kenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi , menjawab elepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee(Pegawai Administratif) melaksanakan tugas untuk tugas sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyuun dokumen dan mengirim surat.
Konsep Otomatisasi Kantor
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selal mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju apliksi yang terencana dan terpadu
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti
TELEKOMUNIKASI
Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian informasi,dari suatu tempat ketempat lain. Telekomunikasi dibedakan menjadi tiga yaitu Komunikasi Satu arah(simplex) contoh alatnya adalah pger,televisi, dan radio. Kemudian komuniksasi dua arah(duplex) contoh alatnya adalah telepon, dan VOIP. Lalu Komunikasi semi dua arah (half duplex) contoh alaatnya adalah handy talkie, FAX, dan chat room. Komponen yang mendukung adanya Telekomunikasi yaitu adanya Informasi, pengirim, Media transmisi, dan Penerima. Peralatan Telekomunikasi mengubah informasi kedalam tipe yang berbeda, diantaranya dalam bentuk teks,suara, dan video yang kemudian diubah menjadi sinyal listrik atau optik yang kemudian ditransfer lagi kedalam bentuk semula.
Email adalah surat dalam bentuk elektronik. E-mail merupakan salah satu fasilitas internet yang paling banyak digunakan dalam hal surat-menyurat. dengan menggunakan email berkomunikasi lebih murah, cepat, dan efisien. Manfaat menggunakan email yaitu media komunikasi yang dapat dilakukan baik personal maupun umum, dapat mengirim data keseluruh dunia,lebih efektif,efesien,dan murah, dapat digunkan sebagai media promosi,media informasi, dapat membuat blog atau website, sosial media, dan lain-lain.
PC(Personal Computer)
Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang atau pribadi. Digunakan di lingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/ informasi sesuai dengan keinginan (pengguna). Komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan. yaitu hardware terdapat lima bagian yaitu input device,peralatan masukkan,process device,peralatan proses,output device,peralatan keluaran,penyimpanan,peripheral device,peralatan tambahan. Software adalah perangkat lunak komputer, terdapat dua jenis yaitu software Operating System,dan software Application System. Kemudian Brainware(Perangkat manusia,pengguna, user)
Macam-macam aplikasi otomatisasi kantor Aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
WORD PROCESSING adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Contoh software : OpenOffice.org Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. ELEKTRONIC MAIL adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pengguna untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan komputer dan peralatan pendukung lainnya. Etika penggunaan surat elektornik yaitu jangan mengirim surat melebihi 512 kB, selalu mengisi kolom subjek, dalam mengisi surat jagan menggunakan huruf kapital, gunakan bahasa yang mudah di mengerti dan santun.
VOICE MAIL adalah pengiriman suara melalui internet. Sama seperti E-mail perbedaannya adalah voice mail mengirimkan suara sedangkan email menggunkan huruf-huruf. Contoh sofwarenya yaitu voice Connector. Keuntungan menggunakan voicemail yaitu dapat mengirim pesan suara tanpa mengetik. ELECTRONIC CALENDARING adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengingatkan acara yang telah di tetapkan manajer. Bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor,karena hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. AUDIO CONFERENCING adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar untuk melakukan konferensi. Contoh softwarenya yaitu FireWare. Audio Conferencing dapat digunakan untuk rapat tanpa di tempat. Artinya seorang manajer dapat menghadiri rapat dengan koleganya di tempat bekerja tanpa harus datang di koleganya itu. VIDEO CONFERENCING adalah sama seperti audio conferencing namun dalam membuat hubungan video. Ada Video satu arah dan audio satu arah,video satu arah dan audio dua arah, video dan audio dua arah. Pengaplikasiannya yaitu Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.
COMPUTER CONFERENCING adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga dapat melakukan pertukaran informasi selama proses konferensi. penggunaannya dengan hardware dan software yang dapat disebut Teleconferencing. FACSIMILE TRANSMISSION disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat memebaca dokumen pada ujung channel komunikasi dan menerima salinan di ujujng yang lain. Dengan memasukkan dokumen yang akan dikirim dan menekan nomor telepon yang dituju maka informasi akan segera terkirim pada nomor tujuan yang dituju. VIDEOTEXT adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL ,Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya : situs penyedia seperti photobucket. ESKTOP PUBLISHING adalahpembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan typesetter. desktop publihing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software dekstop publishing. Contohnya yaitu Microsoft Publisher. Penggunaan otomatisasi pada perkantoran sangat efektif dan efisien . Karena dapat mempercepat pekerjaan yang ada di kantor. Dengan penggunaan otomatisasi juga dapat tercapai tujuan perusahaan dengan lebih cepat.
REFERENSI :
·
Rahman,saiful.2013.otomarisasi-perkantoran, (Online)(http://saifulrahman.lecture.ub.ac.id/files/2013/04/Otomatisasi-Kantor.pdf,
diakses21 maret 2015 )
·
Frastian,nahot.2014.teleconference(online),(https://unindrax1eione.wordpress.com/jaringan-dan-telekomunikasi-3/teleconference/
,diakses 23 maret 2015)
·
Tasha.2014.Otomtisasi Perkantoran,(online)(http://tashamanagement.blogspot.com/2014/11/otomatisasi-perkantoran.html?m=1
, diakses 22 maret 2015)
·
Wati.2013.Otomatisasi Kantor,(Online)(https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/
,diakses 22 maret 2015)
·
Tanpa nama.2014.Pengertian dan manfaat kegunaan
email,(Online)(http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaatkegunaan-e-mail.html?m=1
,diakses 22 maret 2015)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar