MESIN – MESIN KANTOR MANUAL

     Dalam kegiatan perkantoran tentu terdapat mesin-mesin pendukung untuk tercapainya suatu kegiatan perkantoran. Dari berbagai mesin-mesin tersebut. Dapat digolongkan menjadi beberapa jenis-jenis mesin perkantoran. Berdasarkan tenaga penggeraknya yaitu mesin kantor manual, dan mesin kantor listrik. Mesin kantor manual adalah mesin yang tenaga penggeraknya adalah manusia. Berikut adalah mesin-mesin kantor manual beserta penjelasannya :

1.    Mesin Ketik Manual 

   Mesin ketik manual memiliki bebarapa jenis yaitu Portabel, Semi Standar,dan Standar. yang memiliki panjang gandaran mulai dari 9-27. Pada mesin ketik manual portabel dan semi standar memiliki papan tuts yang terdiri dari 4 baris. Sedangkan Standar meiliki papan tuts yang terdiri 5 baris. Ciri-ciri mesin ketik manual sacara umum aadlah komponennya bersifat mekanis atau hanya bergerak bila dioperasikan, Digerakkan dengan tenaga tangan manusia, Gandaran dapat digeser ke kanan dan ke kiri, Letak pita dapat diatur ke atas, tengah, dan bawah, Rol pita (spool) dapat menggulung pita ke kanan dan ke kiri, Ukuran huruf pica dan elite, Untuk mengganti baris digunakan kait, Mencetak dengan batang huruf (type block), Panjang gandaran maksimum 27 inci.

     Bagian-bagian mesin tik manual yaitu Gandaaran terdapat pengaturan pasak pinggir kiri dan kanan. Pengaturan jarak baris(1, 1.5, 2), kait, tombol penggulung kertas, tombol pembebas kertas, rol penggulung kertas, bel. Kemudian rangka mesin terdapat pita, rumah pita,pengatur jalan pita, balok huruf, titik pusat pengetikan. Lalu pada Papan Tuts terdapat tuts huruf(A-Z), tuts angka(0-9), tuts tanda baca(. , : ;), tuts tanda lainnya(*?!/), tuts tanda spasi, tuts tanda pengundur,tuts penekan segi. Ukuran huruf dalam mesin tik manual yaitu Pica=1'-10 CRT, Elite=1'-12CRT, Micro=1'-15 CRT. Ada beberapa merk mesin tik manual yaitu Brother,Roxio,Royal,Oliveti,Toyota,Rover,dan lain-lain.

       Cara menggunakan mesin tik manual :

1. Cara memasang kertas, pegang kertas dengan kedua tangan, masukkan kertas kedalam gandaran,pegang kertas dengan tangan kiri dan tangan kanan memutar rol penggulung kertas, tarik tombol pembebas kertas ke depan, ratakan ujung atas dengan ujung bawah kertas dan pinggir kiri kertas sejajar dengan nol,kembalikan tombol pembebas kertas, turunkan kertas dengan tombol penggulung kertas kebawah sehingga ujung atas kertas berimpit dibawah skala mistar.
2. Cara mengeluarkan kertas. Tarik tombol pembebas kedepan, pegang kertas dengan tangan kiri , keluarkan kertas dari gandaran, kembalikan tombol pembebas kertas. 
3. Sikap duduk waktu mengetik pada mesin tik manual. Kaki berada di lantai bukan di kaki meja, kaki kiri berada didepan kaki kanan, jarak antara kaki kiri dan kaki kanan satu kepalan tinju, badan tegak tidak bersandar kebangku, siku tangan membentuk sudut 45 derajat dan jari-jari tangan berada diatas papan tuts, pandangan mata kearah kanan melihat naskah yang akan diketik

Cara Merawat mesin tik manual :

• bersihkan jari-jari tuts menggunakan sikat halus khusus pembersih mesin tik.
• periksa semua kunci apakah masih dalam kondisi normal semua
• bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder.
• periksa pita mesin tik apakah masih dalam kondisi baik untuk dipakai.
• apabila menggunakan cairan penghapus atau tipe-x mulailah mengetik apabila cairan penghapus telah kering.

2.  Mesin Jumlah Manual

     Ciri-ciri :Mesin jumlah manual di gerakkan oleh tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan,pengurangan atau bisa juga untuk operasi kali tetapi caranya seperti pada penjumlahan. Mesin ini dilengkapi dengan engkol. Engkol(handle,hand grank) fungsinya untuk memperoleh hasil dalam suatu perhitungan.
     Cara kerja mesin : angka-angka yang di hitung di tekan lewat tuts angka selanjutnya di gerakkan oleh engkol, tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta. Setelah itu di bawah pita terdapat roll kertas sehingga setiap tuts yang ditekan diikuti dengan tarikan engkol menggerakkan balok angka.
      cara perawatan : simpan peralatan dengan baik, usahakan alat jangan sampai terjatuh, bersihkan debu pada mesin jumlah dengan kain lembut, olesi oil pada ongkel-ongkelnya agar tidak aus. 

3.        Mesin Hitung Manual
Mesin hitung manual digerakkan oleh tangan manusia. Kemampuan operasi hitungnya antara lain penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Perbedaannya dengan mesin manual, adalah sebagai berikut:
a. Engkol (handel, hand crank) pada mesin jumlah manual berfungsi untuk memperoleh hasil dalam suatu perhitungan. Sedangkan engkol pada mesin hitung manual berfungsi untuk menambah, mengurangi, mengalihkan dan membagi.
b. Mesin hitung manual memiliki register, mesin jumlah manual hanya menggunakan rol kertas.

c. Mesin hitung manual tidak mencetak hasil perhitungan, mesin jumlah manual mencetak hasil perhitungan.
cara penggunaan
tekan tuts angka yang akan di hitung, gunakan operasi-operasi hitung yang dapat memudahkan penghitungan, tekan sama dengan untuk hasilnya. Cara perawatan : simpan peralatan dengan baik, usahakan alat jangan sampai terjauh, periksa power battery, jika alat rusak laporkan kepada petugas yang berwenang atau atasan.

4.Perforator

    Perforator dapat di kategorikan menurut jumlah lubang dan fungsinya menjadi tiga yaitu perforator satu lubang,dua lubang, dan lima pelubang. perforatos memilki ciri-ciri yaitu cara kerja dan komponen mesinnya mekanis, Digerakkan dengan tangan, membuat lubang bulat dengan garis tengah 5Nm. Cara kerja perforator adalah pertama kita masukkan kertas,kartu dan sesuatu yang ingin kita lubangi ke besi pelubang, kemudian tekan alat penekan hingga menembus kertas dan meninggal lubang dengan garis 5 Nm.

Cara perawatan perforator : rutin bersihkan dengan kain halus pada seluruh permukaan untuk menghindari karat dan tempatkan di tempat yang kering, jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan, selesai digunakan bersihkan sisa lubang kertas dari tempatnya.

5. Numerator

Mesin penomor dipergunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada kartu, faktur, kwitansi, formulir, kupon dan lain sebagainya. Ada dua macam bentuk dan ukuran mesin penomor yakni ukuran kecil hanya terdiri dari 4-6 digit dan ukuran besar terdiri dari 7 digit.

Ciri-cirinya :

Pembuatan nomor secara otomatis, digerakkan oleh tangan (manual), Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik, Pengatur angka rangkap, Pengatur angka menggunakan stylus.

Cara kerjanya :

• Memberi tinta : Tekan handle ke bawah bantalan, tinta dilepas dengan cara menekan penjepitnya,Berikan tinta numbering machine ink pada bantalan tinta.
• Mengatur nomor pertama: Tekan handle ke bawah (gunakan tangan kiri), geserlah buffer botton sampai handle tertahan di bawah, Tekan roda angka (digit wheel) ke depan, hingga muncul susunan angka yang dinginkan dengan menggunakan stylus plastik, Kembalikan buffer butlon dan handle ke posisi semula.
• Membuat nomor : letakkan ujung plat pada garis nomor, lalu tekan handle.

Pemeliharaannya ;

1  Bersihkan seluruh permukaan agat terhindar dari karat, Simpan di tempat yang tertutup dan kering, Jangan menggunakan tinta cap, karena roda angka akan lengket/kering, Stylus logan (paku, paper clip) jangan digunakan, maksudnya agar roda angka tidak aus.

6.        Stapler

Ciri –ciri stapler

a.       Bagian penekan : letaknya diatas dan di lengkapi dengan per suatu alat penekan.

b.      Bagian isi : letaknya di tengah yang terdiri dari tempat kawat jepret dan per pengalih kawat jepret.

c.       Bagian alas : letaknya di bawah dan dilengkapi dengan lekukan sebagai alat pelipat kawat jepret.

Cara pemakaian :

a.       Masukkan sat set kawat jepret pada bagian isi penjepret,dengan posisi ujung di bawah.

b.      Ratakan terlebih dahulu kertas yang akan dibundel tersebut,terutama bagian tepi yang tidak akan dijepret.

c.       Bagian kertas yang akan di bundel di letakkan pada bagian alas tepat pada lekukan pelipat.

d.      Setelah siap melakukan penekanan dengan alat penekan,tekan dengan wajar.

e.       Kertas surat atau lainnya yang mempunyai halaman tipis hendaknya menjepretkan isi jangan pada posisi miring, tetapi harus sejajar dengan tepi kertas yaitu kira-kira 2 cm dari sebelah kiri dan satu setengah centi meter dari bagian ujung atas kertas.

Cara perawatannya :

a.       Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus.

b.      Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab,simpanlah pada tempat yang kering.

c.       Agar daya per tetap kuat jangan masukkan teples melebihi kapasitas.

d.      Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut, hindari memukul penjepret tetapi bukalah secara perlahan-lahan.

7.        Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual (cara kerja mesinnya mekanis) dapat dipergunakan untuk menggandakan warkat dengan ukuran kertas folio (8,5 x 13 Inci atau 215 x 330 cm). Tinta yang digunakan adalah tinta stensil hitam dan sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scaner atau stensil cutter sebagai sheet master. Ada tiga bagian utama pada mesin stensil manual, yaitu :

Silinder Tinta (ink cylinder ) dengan komponennya : Penjepit sheet stensil (stencil fiting bar), Kain penyarimg tinta (ink screen, silk screen), Plat baja (steel band)

2. Kerangka Mesin dengan komponennya:

·         Pintu tinta (inker door)

·         Kompa tinta (pump, ink lever).

·         Pompa tinta (pump, ink lever)

·         Pengatur tinta (ink control, ink selector)

·         Engkol (handle)

·         Alat penghitung (counter, copy counter)

·         Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

·         Pengatur posisi kertas (feed control)

·         Pengatur tekanan pemasukan (feed pressure lever)

·         Tombol pencoba (proofing lever)

·         Pengungkit pencetak (print lever)

3. Penutu Mesin

·         Papan kertas

·         Penuntun kelas

·         Papan penerima

·         Penahan kertas

Cara kerjanya :

a.       Memasang tinta

·  Lepaskan tutup tube tinta, lalu masukan leher tube tinta ke dalam lubang pemegang leher tube tinta .

·   Uji cobakan pompa tinta , lancar atau tidak.

b.      Arah pemutaran handle ke kanan

c.        Memasang sheet stensil.

·         Bagian atas sheet masukkan ke dalam penjepit sheet stensil dengan posisi sheet stensil terbalik.

·         Gunakan tangan kiri untuk memutar handle dan tangan kanan berada di atas lembar penguat. Putarlah perlahan supaya lembar induk menempel rata pada kain penyaring tinta.

·         Tekan-tombol pencoba dengan telunjuk kanan, sedangkan tangan kiri menutup handle.

·         Sobeklah lembar penguat dengan tangan kanan tepat paad garis perforasi.

d.      Memasang kertas

·           Off-kan posisi feed lever. Lenturkan kertas agar tidak lengket.

·           Sisi depan kertas diletakkan tepat pada pangkal alat pemisah. Geserlah papan guide untuk merapikan pinggir kiri-kanan kertas.

·           Kertas tetap siap pada papan kertas, lalu On-kan feed control/feed lever, hingga feed system berfungsi.

e.       Mencetak percobaan

·      Putar handle tangan kanan (seakli), sehingga dapat hasil satu lembar.

·      Misal hasil cetakan kurang jelas, aturlah pengatur tintah (ink control)

·      Misal hasil cetakan terlalu kebawah, putarlah pengatur posisi cetakan keatas atau ke posisi raise.

·      Misal hasil cetakan terlalu kekanan, ubahlah posisi paper guide kearah kanan.

f.       Menggandakan

·      Jika hasil cetakan sudah dianggap baik, maka atur / siapkan alat menghitung (counter) sesuai yang diinginkan.

·      Putar handel dengan tangan kanan, tekan sewajarnya

·      Akhiri penggandan dengan cara menggeser feed control ke posisi off

·      Lipatlah penahan hasil gandaan (back stop) dan side guide. Handel akan berhenti dengan posisi diatas, lepaskan sheel stensil dari jepitan dengan tangan kanan, sedangkan tangan kiri memutar handel sampai sheet stensil terlepas.

·      Bersihkan mesin dari segala kotoran yang melekat.

8.        Mesin Stensil Spirtus ( Spirtus Duplicator)

Mesin stensil spirtus termasuk pada jenis pengganda proses langsung (direct process) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator). Mesin stensil ini menggunakan master paper :

a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin.

b. Master sheet, kertas master dengan transfer carbon

c. Master thermal, kertas master dengan perekamannya. Menggunakan thermocopier

Cara kerja hampir sama dengan mesin stensil biasa. Perbedaannya hanya pada tinta yang digunakan. Kalau pada mesin stensil biasa menggunakan tinta tube, sedangkan mesin stensil spirtus menggunakan tangkio alkohol(cairan).

9.        Mesin Pemotong Kertas

Ada dua jenis pemotong kertas yaitu :

1. Guillotine; wujudnua besar dan berfungsi untuk memotong rata bagian pinggir dari diktat, buku dengan tebal maksimum 6 cm.

Cara kerjanya Guillotine :

a.       Letakanlah paper/buku pada papan kertas.

b.      Tekanlah penekan kertas dengan cara memutar roda kemudi searah dengan puturan jarum jam.

c.       Peganglah tangkai pisau dengan tangan kanan, lalu ditekan, hingga kertas terpotong.

2. Paper Cutter; wujudnya kecil dan berfungsi untuk memotong beberapa lembar kertas saja maksimum 15 lembar. Cara kerjanya paper Cutter ;

a.       Letakkan kertas pada papan kertas, lalu diratakan (kemampuan 5-15 lbr).

b.      Tekanlah pisau pemotong, hingga kertas terpotong.

Adapun komponen-komponen kedua alat ini adalah :

a.       Papan kertas dilengkapi dengan skala ukuran kertas dan dipinggirnya ada plat baja yang berfungsi sebagai alas pemotong.

b.      Pembatas kertas untuk lebar dan panjangnya.

c.       Penekan kertas.

d.      Pisau pemotong

Perawatan       :

• seluruh permukaan dan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat,di simpan di tempat yang kering.
• bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas.
• pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting 
• jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret. 

Referensi :

1.          Abdussamad,Zuhri.(2013).”BAHAN AJAR MATA KULIAH TEKNOLOGI PERKANTORAN”.Universitas Negeri Gorontalo.(online)(https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&uact=8&ved=0CDMQFjAE&url=http%3A%2F%2Frepository.ung.ac.id%2Fget%2Fkaryailmiah%2F202%2FBahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf&ei=sVQSVYuTCcO0uQSW44CQCw&usg=AFQjCNHSYBB-OxCzOHw7eqHMbel5VUJ7_g&bvm=bv.89184060,d.c2E di unduh  pada 20 februari 2015)
2.      Tanpa nama.2008.Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen,(online)(https://ilmuadministrasi.wordpress.com/, diakses 20 februari 2015)
3.       Putra,randi.2011.memelihara peralatan kantor,(online)(http://randizoon.blogspot.com/2011/01/memelihara-peralatan-kantor-bahan.html ,di akses 20 februari 2015)
4. Jeniffer,susy.2011.peralatan kantor manual(online)(http://susyjennifer.blogspot.com/2011/03/peralatan-kantor-manual.html , di akses 20 februari 2015)