Perkembangan Teknologi Perkantoran

Perkembangan Teknologi Perkantoran
    Perkembangan Teknologi Perkantoran sangat di butuhkan untuk kemajuan suatu perusahaan. Sebelum mengetahui tentang perkembangan teknologi perkantoran,kita harus mengetahui terlebih dahulu pengertian dari Teknologi Perkantoran. Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Menurut Iskandar Alisyahbana(1980:1)"Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan-akan memperpanjang,memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh,panca indera,dan otak manusia". Sedangkan kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat,personel,dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Jadi Teknologi Perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat,menghimpun,mengolah,memperbanyak,mengirim,dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor

    Pada Era Globalisasi, kualitas dan Profesionalisme menggunakan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar ketika seseorang menghadapi dunia pekerjaan. Butuh ketrampilan dan mempunyai kemauan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja. Sejalan dengan lajunya teknologi informasi saat ini, baik berdampak positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya.Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan peralatan (mesin) kantor yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja (Job Efficiency).

Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Tekper
   Ada beberapa dampak positif sebagai akibat terlalu pesatnya perkembangan teknologi perkantoran dan tentu kita tidak dapat menolaknya dengan penemuan-penemuan peralatan perkantoran yang semakin canggih. Dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :
a) Tenaga Penggeraknya
1. Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat
2. Disiplin dan gairah kerja naik.
3. Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.
4. Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b). Prosedur Kerja
1. Semakin mudah
2. Semakin lancar
3. Semakin sederhana (singkat)
4. Efisiensi kerja (semakin selesai)

c). Hasil Kerja
1. Kualitas produk meningkat.
2. Kuantitas produk meningkat.
3. Standar mutu tertentu terpenuhi.
4. Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

Sedangkan dampak negatifnya antara lain :
1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).


Jenis Mesin Kantor
Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :
1). Tenaga Penggeraknya

• Mesin Manual; mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia
• Mesin Listrik; mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

2). Cara Kerja Komponennya

• Mesin Mekanik; mesin yang rangkaian komponen bergerak pada waktu operasi. Mesin ini ada yang digerakan secara manual maupun dengan tenaga listrik.
•  Mesin elektronik; mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

3) Fungsinya;
a. Mesin pencatat data/informasi:

Mesin Ketik 

• Mesin dikte (dictating machine);
• Mesin tulis (typewriter);
• Mesin penamor (numbering machine);
• Asahan pensil (pencil sharpener);

b. Mesin pengolah data\informasi:

Mesin Penjilid

• Mesin penjilid (binding machine);
• Pembuka surat (leter opener);
• Pemotong kertas(paper cuter, guillotine);
• Hecht machine (stapler); dan
• Pencatat uang kas (cash register)

c. Mesin penghitung data/informasi:

Kalkulator

• Mesin jumlah (adding machine);
• Mesin hitung (calculating machine); dan
• Komputer

d. Mesin penggadaan data/infomasi:

mesin stensil

• Mesin stensil (stencil duplicator);
• Mesin spirtus (spirit duplikator);
• Mesin foto kopi;
• Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner);
• Mesin offset; dan
• Mesin cetak lainnya.

e. Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi:

faksimile

• Telepon dan interphone;
• faximile
• Teleprinter;
• Telegrap, facsimile (telecopier);
• Telenote;
• Teletex;
• Vidio tex; dan
• LAN (Lokal Area Network)

f. Mesin penyimpan data\informasi

• Mikrofilm;
• CD
• Mikrofotografi;
• Penghancur kertas (paper shredder); dan
• Pelubang kertas (punch card machine)

Dengan mengetahui perkembangan teknologi perkantoran,maka akan memudahkan kita untuk mengetahui teknologi-teknologi yang ada di perkantoran. Dan kita dapat dengan mudah menggunakannya secara maksimal untuk kelancaran pekerjaan di kantor.

Referensi :

1. Abdussamad,Zuhri.(2013).”BAHAN AJAR MATA KULIAH TEKNOLOGI PERKANTORAN”.Universitas Negeri Gorontalo.(online)(https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&uact=8&ved=0CDMQFjAE&url=http%3A%2F%2Frepository.ung.ac.id%2Fget%2Fkaryailmiah%2F202%2FBahan-Ajar-Teknologi-Perkantoran.pdf&ei=sVQSVYuTCcO0uQSW44CQCw&usg=AFQjCNHSYBB-OxCzOHw7eqHMbel5VUJ7_g&bvm=bv.89184060,d.c2E di unduh  pada 20 februari 2015) 
2. Hanafi,Ghita.(2013).Makalah teknologi perkantoran,(Online)(http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html, diakses 26 maret 2015)